Nouveau dans le travail à distance ? Ces outils faciliteront votre transition vers le travail à domicile

Shutterstock.

Alors que l'épidémie de coronavirus se poursuit (même apparaissant dans les salles de presse ), les organisations demandent aux employés de travailler à domicile quand ils le peuvent.

Pour certains, cela peut signifier découvrir des lacunes dans vos piles d'outils. Dans cet esprit, nous avons compilé une liste d'outils qui pourraient vous aider à répondre aux différents besoins de votre équipe pour rester connecté et efficace au travail.

Une liste exhaustive est presque impossible à compiler étant donné la vitesse à laquelle de nouveaux produits sont lancés, ou fermés d'ailleurs, mais ce sont quelques-uns des outils les plus courants que les salles de rédaction utilisent. Nous avons également visé des outils avec une intégration et une convivialité plus simples plutôt que de partager des outils complexes qui ne sont pas faciles à adopter. Nous avons inclus des informations sur les prix, mais vous devriez consulter les sites Web des plateformes pour obtenir les informations les plus précises, car elles peuvent varier en fonction de la taille et des besoins de votre organisation. Gardez à l'esprit que votre entreprise peut avoir des politiques sur les versions d'outils que vous pouvez utiliser en raison de contraintes de sécurité.

Ces outils sont organisés selon trois besoins d'outils communs que la plupart des organisations partagent : la communication, la documentation et la gestion de projet.

N'oubliez pas que les outils que vous utilisez ne doivent pas être plus compliqués que la tâche que vous essayez d'accomplir. Choisissez ce qui convient le mieux au flux de travail et aux styles de travail de vous et de votre équipe.

Pour réussir la communication face à écran, il est important de bien comprendre les attentes vis-à-vis de votre plateforme de communication.

Adoptez la nature asynchrone de la communication entre les plateformes de messagerie. Organisez vos conversations en canaux ou en chats afin que les informations ne deviennent pas accablantes ou difficiles à trouver. Prenez le temps de calibrer vos paramètres de notification pour trouver le bon équilibre entre informé et surchargé. Utilisez les horaires et les statuts pour établir la disponibilité.

Hangouts Google - vidéo conférence

Le produit de visioconférence de Google, Hangouts Meet, offre une interface simple à utiliser pour les réunions virtuelles, le partage d'écran et le chat. Si vous ou votre organisation utilisez déjà G Suite, vous pouvez utiliser gratuitement les fonctionnalités avancées de niveau entreprise de G Suite jusqu'au 1er juillet. Cela vous permet d'enregistrer des vidéos et de tenir des réunions jusqu'à 250 personnes.

Si vous êtes entièrement habitué à utiliser G Suite pour la messagerie (Gmail) et le calendrier (Google Calendar), l'utilisation de Google Hangouts Meet est assez simple. Google Agenda créera automatiquement un appel Meet avec chaque invitation d'agenda que vous envoyez, et toutes les personnes invitées pourront accéder à l'appel. Une fois à l'intérieur de l'appel, l'interface est simple pour le chat et le partage d'écran. Si vous gérez un compte G Suite personnel et un compte G Suite professionnel, il peut être difficile de sélectionner le bon compte à tout moment.

Tarification
Si vous avez un compte Gmail, vous disposez de la version gratuite de Google Hangouts Meet, qui vous offre 25 participants par appel.

Mou – communication asynchrone

Slack a été largement adopté, à la fois aimé et détesté par beaucoup. La fonctionnalité de base s'articule autour de conversations multicanaux, individuelles et en petits groupes. Cependant, vous pouvez optimiser votre utilisation de Slack en utilisant la multitude d'intégrations qui peuvent relayer des informations entre Slack et d'autres plates-formes que votre organisation peut également utiliser.

Vous pouvez être opérationnel avec une équipe Slack en quelques minutes et l'interface de chat est raisonnablement accessible aux personnes ayant une expérience des systèmes de messagerie en ligne.

Tarification
Slack a un système de tarification à plusieurs niveaux. La version gratuite comprend un historique des messages limité et des intégrations finies.

Zoom - vidéo conférence

Zoom inclut la visioconférence, le partage d'écran, le chat et l'enregistrement vidéo dans l'abonnement de base. L'interface assez intuitive permet aux participants de naviguer relativement facilement une fois qu'ils sont dans la session.

La configuration d'un compte est rapide, mais vous devriez prendre quelques minutes pour vous familiariser avec les commandes de démarrage d'une réunion afin de savoir où tout se trouve quand vous en avez besoin. Les commandes à l'intérieur de l'interface d'appel vidéo sont assez simples et la plupart des utilisateurs pourront voir comment accéder au chat ou partager des écrans si nécessaire. Des niveaux d'abonnement plus élevés vous donneront plus d'outils, tels que des salles de sous-commission, ce qui peut être utile si vous coordonnez une conversation avec un groupe de personnes plus important.

Tarification
Zoom a un système de tarification à plusieurs niveaux. La version gratuite permet aux utilisateurs d'héberger jusqu'à 100 participants, propose des réunions individuelles illimitées, une limite de 40 minutes pour les réunions de groupe et un nombre illimité de réunions globales.

Skype - vidéo conférence

Skype est une autre option pour organiser des conférences vidéo ou audio avec jusqu'à 50 personnes. Vous pouvez également utiliser Skype pour appeler des personnes qui ne sont pas sur la plateforme. Skype facilite le partage de fichiers en cours d'appel, le partage d'écran et la messagerie. L'une des grandes différences entre Skype et Zoom est que sur Skype, vous pouvez gérer un carnet de contacts et lancer des appels avec d'autres personnes, au lieu d'inviter des personnes dans votre salle de réunion ou de planifier une vidéoconférence comme vous le feriez dans Zoom. Skype fonctionne plus comme une expérience téléphonique traditionnelle, tandis que Zoom fonctionne plus comme une salle de réunion virtuelle.

Cette plate-forme existe depuis un certain temps et a subi un bon nombre de changements au fil des ans. Si cela fait un moment que vous ne l'avez pas utilisé, vous pourriez être surpris de trouver quelques nouveautés. L'interface est assez navigable pour toute personne ayant une expérience de la messagerie en ligne.

Tarification
Microsoft propose différentes versions de Skype en tant que produit. Le prix dépend principalement de votre utilisation des appels.

Groupe Whatsapp – messagerie et appels sécurisés

WhatsApp fournit des appels basés sur Internet et une messagerie cryptée de bout en bout. L'application vous permet de créer et d'envoyer des messages à différents groupes. C'était à l'origine une application mobile, mais une version de bureau est maintenant disponible.

WhatsApp organise l'interface par chats et appels. Les chats afficheront une liste de vos groupes. Il suffit de quelques pressions pour accéder à une interface de groupe, en créer une nouvelle ou envoyer un message à un contact. Vous pouvez également définir un statut actuel pour aider votre équipe à savoir quand vous êtes disponible.

Tarification
WhatsApp est entièrement gratuit.

Il y a de fortes chances que vous disposiez déjà d'un référentiel de documentation existant - un système de suivi des informations auquel tout le monde a besoin d'accéder. Si vous ne le faites pas, c'est l'occasion d'en créer un.

Même lorsque vous êtes de retour au bureau, il est utile de disposer d'un lieu d'information fiable lorsque les gens ont des questions. Stockez les pratiques de votre équipe, les présentations de projets, les rétrospectives, les notes de réunion et les idées de remue-méninges dans un endroit prévisible, et tout le monde dans votre organisation en bénéficiera, à distance ou non. Ces outils vous aideront à mettre de l'ordre dans votre documentation.

Google Docs – traitement de texte, documents, tableurs

Google Docs est souvent considéré comme Microsoft Word, mais sur Internet. Bien qu'il se modélise sur un traitement de texte, il est vraiment devenu bien plus qu'un clone de Word. Il est maintenant devenu l'outil documentaire numérique de facto. À la base, sa fonctionnalité est assez simple et devrait être familière à quiconque a utilisé un traitement de texte. Cependant, en raison de sa connexion à l'ensemble de la gamme de produits Google Drive, y compris Google Sheets et Google Slides, Google Docs peut importer des données, des graphiques et des tableaux à partir de ces produits. Il peut également exécuter des scripts personnalisés.

Si vous avez utilisé un traitement de texte, vous ne devriez avoir aucun problème pour commencer à créer un document dans Google Docs. L'organisation de ces documents peut être un peu plus difficile. Google Docs fait partie de Google Drive, où vous pouvez organiser Docs, Sheets, Slides de différentes manières. Vous finissez par créer votre propre système de fichiers dans votre Google Drive, un peu comme le système de fichiers de votre ordinateur. Tout comme les autres produits Google, si vous possédez un compte G Suite personnel et un compte G Suite professionnel, la gestion du compte que vous utilisez à un moment donné peut être un défi.

Tarification
Gratuit pour tous les utilisateurs de G Suite.

File d'attente - documentation et gestion de projet

Coda est un système de documentation qui vise à rassembler plusieurs threads. La valeur unique de Coda est la possibilité d'avoir différents types de fichiers dans un même espace. Vos diapositives, feuilles de calcul et tableaux peuvent vivre dans le même document, plutôt que d'avoir à se déplacer entre différents produits. Ceci est particulièrement utile si vous avez différentes ressources dont vous avez besoin pour rassembler tout en travaillant sur un projet.

Parce qu'il y a beaucoup de choses différentes que vous pouvez faire et beaucoup d'intégrations différentes dont vous pouvez tirer parti, il est utile de jeter un coup d'œil à la galerie de modèles Coda pour avoir une idée de ce qui est possible. Ceci est particulièrement important si vous trouvez qu'une toile vierge est écrasante et que vous ne savez pas comment organiser votre travail.

Tarification
Coda propose un système de plan à plusieurs niveaux. La version gratuite comprend un nombre illimité d'éditeurs et de Doc Makers, un nombre illimité de visionneuses, une taille de document limitée, de faibles quotas d'automatisation, des intégrations limitées (mais pas des outils courants dont vous aurez probablement besoin), un historique des versions de 7 jours, une collaboration en temps réel, des dossiers illimités et le soutien communautaire.

Notion - documentation et gestion de projet

Notion est un nouveau venu souvent considéré comme un concurrent de Google Docs. Vraiment, il essaie de fusionner des outils aussi divers qu'Evernote, Trello et Airtable en un seul. Notion vous permet de créer et d'organiser des documents qui peuvent faire bien plus que traiter des mots. Les documents dans Notion peuvent inclure des listes de tâches, des calendriers, des bases de données et plus encore. Si vous avez besoin d'un endroit pour organiser des documents et gérer les tâches qui en découlent, Notion peut être une solution unique à ces problèmes.

L'idée de notion de pages et d'organisation peut être déroutante au début. Vous devez avoir une vision claire des documents que vous souhaitez stocker dans Notion avant de vous lancer. Cela peut résoudre de nombreux problèmes différents, alors déterminez votre cas d'utilisation particulier avant de vous laisser submerger.

Tarification
Notion a un système de plan à plusieurs niveaux. La version gratuite offre un nombre illimité de membres et d'invités, 1 000 'blocs' (en fait, des sections de contenu) et 5 Mo de stockage de fichiers.

note éternelle - Documentation

Evernote a une longue histoire en tant qu'application de prise de notes personnelle. Il permet depuis longtemps aux individus de rédiger des notes, de collecter des informations sur le Web et d'organiser les informations avec un système de marquage et de catégorisation robuste, ce qui en fait un outil de recherche populaire. Certains ne savent peut-être pas qu'Evernote propose également des fonctionnalités de collaboration, moyennant un prix. Le plan d'affaires d'Evernote comporte une fonctionnalité appelée Spaces, qui rassemble les notes et les documents de l'équipe dans un format de type Drive.

Evernote peut être utilisé très simplement comme un simple endroit pour écrire des notes. Mais il a des couches et des couches de fonctionnalités qui peuvent résister aux utilisateurs les plus puissants. Son clipper Web vous permet d'enregistrer des pages Web et des fichiers PDF à partir du Web et de les stocker dans votre compte Evernote. Vous pouvez utiliser le balisage et la recherche pour filtrer vos notes de manière infinie.

Tarification
Evernote a un système de plan à plusieurs niveaux. La version gratuite inclut des fonctionnalités complètes de prise de notes, ainsi que le marquage et la recherche, sans partage de notes.

Les outils de gestion de projet couvrent toute la gamme des plates-formes simples qui gèrent un composant aux produits à grande échelle qui traitent un large éventail de fonctionnalités qui peuvent être nécessaires dans une organisation.

Trello - gestion de projet

Trello est un système visuel pratique pour organiser le travail à faire avec des cartes et des listes. Vous pouvez créer un flux de travail qui convient le mieux à votre équipe, dans lequel les éléments peuvent être déplacés rapidement et facilement en fonction de leur statut. Trello a également introduit des règles et des intégrations qui peuvent aider à garder votre structure organisationnelle gérable. Trello propose également des modèles au cas où vous auriez besoin d'idées pour tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités.

L'interface utilisateur est raisonnablement simple et n'est pas écrasante comme certaines plates-formes de gestion de projet peuvent l'être. Trello fait moins que certaines autres plates-formes, mais cela peut être une bonne chose car il fait bien ce qu'il se propose de faire et sans l'encombrement de trop de fonctionnalités.

Tarification
Trello a un système de plan à plusieurs niveaux. La version gratuite comprend des tableaux personnels illimités, des cartes illimitées, des listes illimitées, une limite de téléchargement de fichiers de 100 Mo, 10 tableaux d'équipe et une automatisation limitée.

Table à air – gestion et organisation des données

La meilleure façon de penser à Airtable est comme une feuille de calcul avec des super pouvoirs. Avec Airtable, vous pouvez organiser les données dans un format tabulaire familier, mais elles peuvent ensuite se transformer en tableaux kanban, calendriers et galeries visuelles de type Trello. Vous pouvez configurer des formulaires personnalisés qui alimenteront les entrées des utilisateurs dans votre base de données Airtable. Pour les utilisateurs professionnels, Airtable a des «blocs», qui ajoutent des fonctionnalités de plug-in supplémentaires aux tables, telles que le géocodage, les graphiques et même un moyen de concevoir des pages Web basées sur les données de votre table.

Airtable utilise un langage unique pour décrire ses fonctionnalités. Ce que vous pourriez généralement considérer comme une feuille de calcul ou une base de données s'appelle une 'Base'. Il a des 'blocs' (pour les utilisateurs professionnels) qui intègrent des technologies de plug-in à vos bases. Une fois que vous avez dépassé le jargon, Airtable est un outil de feuille de calcul très flexible qui vous donne un pouvoir utile sur une feuille Google.

Tarification
Airtable a un système de plan à plusieurs niveaux. La version gratuite comprend des bases illimitées, 1 200 enregistrements par base, 2 Go d'espace de pièce jointe par base et deux semaines d'historique des révisions.

Varier - gestion de projet

Range aborde le travail de savoir qui fait quoi et où en sont les équipes en termes d'objectifs. Range facilite la planification des tâches individuelles et les enregistrements d'équipe avec des horaires et bénéficie d'une large gamme d'intégrations avec les applications que vous êtes susceptible d'utiliser, telles que Slack, Google Drive, Calendar, Trello et Github.

Il a une interface utilisateur conviviale et le processus d'intégration vous guide dans son utilisation. Des conseils et des exemples sont disponibles dans toutes les vues jusqu'à ce que vous les fermiez.

Tarification
La gamme est gratuite pour les équipes jusqu'à 10 personnes. C'est 14 $ par mois pour chaque coéquipier supplémentaire.

Lundi - documentation et gestion de projet

Monday est un système organisé en conseil pour la gestion des projets et des flux de travail. Les intégrations se connectent aux applications que vous utilisez peut-être déjà. Différentes vues, comme la charge de travail et les délais, présentent l'état du travail de manière utile, ce qui facilite l'évaluation de ce qui est fait et quand. La fonctionnalité peut être automatisée avec des routines d'automatisation sans code qui peuvent rationaliser les tâches.

Le site offre de nombreuses fonctionnalités, mais le processus d'intégration des nouveaux comptes fait un travail décent en vous guidant tout au long du processus de création d'un nouveau tableau. Il y a beaucoup de choses disponibles dans l'interface, donc cela peut prendre un peu de temps pour réaliser quelles fonctionnalités sont disponibles.

Tarification
Monday a un système de plan à plusieurs niveaux, dans lequel la tarification est basée sur le nombre d'utilisateurs. Le plan de base, qui est de 39 $ pour cinq utilisateurs par mois, offre des tableaux illimités, 20 types de colonnes, une vue Kanban, des formulaires intégrés, 5 Go de stockage et un journal d'activité d'une semaine.

Les deux derniers éléments de cette liste sont des plates-formes de gestion de projet plutôt robustes qui peuvent être plus que ce que vous recherchez si vous essayez simplement de combler des lacunes intermédiaires dans votre flux de travail. Cependant, si vous êtes prêt à évaluer des plates-formes de gestion de projet plus intensives, ce sont des options tout-en-un à considérer.

Asana – plateforme de documentation, de gestion de projet et de communication tout-en-un

Asana est une plate-forme de gestion de projet à grande échelle qui peut répondre à une variété d'applications dans les domaines du marketing, des ventes, des opérations, des produits et des différents besoins de gestion des flux de travail. Il est difficile de décrire succinctement toutes ses fonctionnalités car Asana s'adresse à plusieurs espaces de gestion de projet. Il englobe une grande partie des fonctionnalités d'une combinaison des produits ci-dessus, y compris la communication, la gestion des tâches, les calendriers, le flux de travail du projet et plus encore.

Tarification
Asana a un système de plan à plusieurs niveaux. La version gratuite inclut la gestion des tâches ; vues de liste, de tableau et de calendrier ; les cessionnaires et les dates d'échéance ; jusqu'à 15 coéquipiers et intégrations d'applications.

Camp de base – plateforme de documentation, de gestion de projet et de communication tout-en-un

Basecamp, construit par une entreprise pionnière du travail à distance depuis avant qu'il ne soit cool, promet de résoudre tous vos principaux besoins d'outillage dans une solution complète. Dans Basecamp, vous créez des projets. Dans les projets, vous pouvez créer des listes de tâches, attribuer des tâches, envoyer des annonces aux membres de l'équipe, planifier des réunions, partager des documents et démarrer des discussions de groupe. Avec tout cela, Basecamp pourrait théoriquement prendre la place de Google Docs, Slack, Dropbox, Trello et Asana.

Basecamp met fortement l'accent sur la nature asynchrone du travail à distance. Si vous recherchez une solution qui vous permette de travailler avec des personnes à des horaires différents, dans des lieux différents, avec des capacités de communication à distance différentes, Basecamp est une solution particulièrement intéressante.

Acheter dans un produit comme Basecamp signifie adhérer à toute sa philosophie de gestion de produits. Cela fonctionne vraiment pour certaines personnes et en éteint d'autres. Mais si vous êtes prêt pour une solution complète, prendre le temps d'apprendre Basecamp vous en apprendra beaucoup sur ce qui fonctionne pour votre organisation et ce qui ne fonctionne pas.

Tarification
99 $ par mois pour un nombre illimité d'utilisateurs et de projets.

Tyler Fisher est directeur adjoint, Technologie, à Catalyseur de nouvelles . Il peut être contacté à tyler@newscatalyst.org et sur Twitter à @tylrfishr .

Heather Bryant est directrice adjointe, produit, chez Catalyseur de nouvelles . Elle peut être contactée à heather@newscatalyst.org et sur Twitter à @hbcompass .

News Catalyst aide les agences de presse à se transformer en entreprises numériques durables.